ofis | bildirgec.org

word ün gelişmiş araçlarından biride email merge aracı.bu araç ile excel,outlook yada farklı bir kaynaktaki kayıtları kullanarak bu kişilere hızlı bir şekilde hazır bir belge yi gönderebileceğiz.

şimdi yapacağımız örnekte bir düğün davetiyesi düşünürsek ; Sayın kelimesinden sonraki ad soyadı veri tabanından çekeceğiz ve gene bu ad soyada karşılık gelen email adresine bu kartı göndereceğiz.

yukarıda bulunan kişilere seri bir şekilde davetiye göndereceğiz; davetiye formatını da word de hazırladık. 1.word postalar sekmesine gelelim.aşağıdaki resimde gösterilen sihirbazı çalıştıralım.2. eposta iletilerini seçip bir sonraki adıma geçelim.

son günlerde ofis malzemelerinin fiyatı oldukça yükseldi. bir masa bir sandalye atarım olur biter diyebilirsiniz. ancak unutmayın ki ofisiniz, sizin ve şirketinizin kişiliğini yansıtıyor. bu şekilde düşünüldüğü zaman neden böyle bir dekorasyona ihtiyacınız olduğunu çok daha iyi anlayacaksınız.

peki bu mobilyalara, o kadar çok para veremiyorsanız, vermek istemiyorsanız ne yapacaksınız? stilinizden ödün mü vereceksiniz!? asla. profesyonelliğinizden asla taviz vermeyin. bir işin mükemmel olması için illa ki çok para vermenize gerek yok, bunu siz de biliyorsunuz.

tek yapmanız gereken eski bir masa almak ve hayal etmek. ne yapabileceğiniz sadece sizin hayal gücünüzle sınırlı. Orjinali 600$ olan bu masayı, biraz malzeme ve biraz da uğraş ile, 200-250$ arasında çok rahat bir şekilde elde edebilirsiniz.

excel de veri tabanı sorgulama formüllerinden bir tanesi olan düşeyara formülü ile düzenli verilerinizi istediğiniz gibi sorgulayabilirsiniz.şimdi bir örnekle açıklamaya çalışacağız.

yukarıdaki listede 7 kişiye ait ad soyad,adres ve telefon bilgileri bulunmakta.listenin üst kısmında bulunan b1 hücresine bir ad soyad yazdığımız zaman bu ad soyada karşılık gelen adres ve telefon bilgileri hemen altında otomatik olarak belirmesini sağlayalım.

adres ve telefon bilgilerini b1 hücresine yazılan ad soyad a göre çekeceğimiz için adres ve telefon verilerinin görüntüleneceği (b2 ve b3) hücrelere şu formülleri yazacağız.

b2 (adres verisi için) hücresine :
=düşeyara(b1;a6:c12;2;yanliş)

b3(telefon verisi için) hücresine:
=düşeyara(b1;a6:c12;3;yanliş)

yanliş : tam eşleşme için
doğru:yaklaşık eşleşme için

konu hakkında daha fazla bilgi için burayı tıklayın.

excel de araçlar ile gerçekleştirelemeyen yada formüller ile bir kaç adımda yapılan işleri makro yardımı ile tek bir seferde gerçekleştirebiliriz.
şimdi yapacağımız örnek te a1 den a10 kadar bulunan hücre aralığında değerler olsun,bu değerleri makro ile 1 artıralım.Geliştirici sekmesi altında bulunan makroları açalım ve şu vba kodunu yazalım.

sub artirma()
dim x as integer
for x=1 to 10
Sayfa1.Cells(x,1)=Sayfa1.Cells(x,1)+1
next x
end sub

for döngüsü ile 10 lu bir döngü açtık,Sayfa1.Cells ile hücre değerlerini aldık ve bir artırdık.

microsoft excel 2007 nin kullanışlı formüllerinden biride rank fonsiyonudur.Rank fonksiyonu referans alınan bir sayının belirtilen sayı aralığında değer olarak kaçıncı sırada olduğunu bulmaya yarar.Şimdi bir örnekle açıklamaya çalışalım;yukarıdaki tabloda 6 kişinin notları ve bu notlara göre sınıftaki başarı sıraları yazmakta.
C2 hücresine bir formül yazacağız ve formülü aşağıya doğru sürükleyerek diğer hücrelerede uygulamış olacağız.
formül:
=rank(b2;b$2:b$7;0)

sayıların önüne dolar koymaktaki amacımız bu sayıları sabitlemek;normalde bir formülü aşağıya doğru kaydırırsanız formül içindeki değerlerde değişir.
formülün en sonundaki değer 0 yada 1 olabilir 0=azalan,1=artan sıralama

excel de penceremizde bulunan araçlarla yapamadığımız bazı özel işlemleri sizinde bildiğiniz gibi makro yardımıyla gerçekleştirebiliyoruz.bu yazımızda visual basic in msgbox ve inputbox fonksiyonlarını kullanacağız.Daha sonrasında hazırladığımız makroları bir düğme ile harekete geçireceğiz.

bu yazımızda excel de daha önceden hazırlamış olduğumuz bazı kişilere yada kurumlara ait adsoyad,telefon ve email bilgilerini outlook daki kişi listemize nasıl ekleriz onu öğreneceğiz. Yapılması gerekenleri adım adım resimlerle anlatmaya çalıştım umarım faydalı olur.

bu noktadan sonra outlook 2007 programındaki gerekli işlemleri yapıyoruz.

Her programın sınırları ve kullanım alanları vardır; tabi programlar bir noktaya kadar aynı işi gerçekleştirebilir.Fakat elinizdeki verilerin miktarı artınca bu verileri yönetmek hem sizin açınızdan hemde kullandığınız program açısından problem oluşturmaya başlar.Bu durumda verileri yönetecek profesyonel bir programa ihtiyaç duyarsınız.Bu uygulamamızda excel de uzun zaman önce hazırlamaya başladığımız verilerimizi access veritabanına dönüştürmeyi öğrenicez.

Excel ile ilgili açıklamalar:Diyelim ki elimizde adsoyad,adres,telefon,email bilgileri olan bir excel tablomuz var.

Access de yapmamız gerekenler şöyle:

1.Öncelikle Access de boş bir veritabanı açın.
2.Dış Veri Sekmesi altında bulunan sol köşedeki Excel aracına tıklayın.
3.Şimdi sizden Excel dosyasını göstermenizi isticek.Gözat düğmesine basarak excel dosyasını gösterin ve tamam düğmesine basın.
4.Excel den gelen veriler karşınıza 4 sutun halinde gelecek,ileri düğmesine basın.
5.karşınıza gelen yeni pencerede ;eğer excel deki tablonuzda alan başlıkları varsa bu ekranda da "ilk satır sütun başlıkları içerir" onay kutusunu işaretleyin,ileri düğmesine basın.
6.bu ekranda ise alanların veri türlerini belirlemenizi istiyor; başlangıç aşamasında sorun oluşmaması için bütün alanları "metin" yapabilirsiniz.Sutunlara teker teker tıklayarak veri türlerini "metin" yapın,ileri tıklayın.
7.yeni gelen ekranda birincil anahtar (benzersiz id) oluşturulsunmu diye soruyor; bu seçeneği de ileri diyerek onaylayın.
8.ve işlem tamamlandı "son" düğmesine basın,ardından kapat düğmesine basın.tebrikler....